Canviar d’assessoria pot generar dubtes: quina documentació cal recuperar, quan convé fer el traspàs, si es perdrà informació o com es coordinen les gestions amb Hisenda i la Seguretat Social. La clau és planificar el canvi i assegurar que la nova assessoria rep tota la informació necessària per continuar la gestió sense interrupcions.
En aquesta guia repassem els senyals que poden justificar un canvi, el moment més adequat, la documentació que convé sol·licitar i els principals aspectes que s’han de coordinar perquè la transició sigui ordenada.
Per què canviar d’assessoria?
No sempre cal esperar que hi hagi un problema greu. Hi ha senyals que indiquen que la relació amb l’assessoria pot estar deixant de respondre a les necessitats reals del negoci:
- Errors recurrents o incidències en la presentació d’impostos i obligacions formals.
- Manca de comunicació o dificultat per obtenir respostes clares i dins de termini.
- Poc coneixement de la situació econòmica, fiscal o laboral concreta del negoci.
- Absència de planificació i d’informació preventiva sobre obligacions, riscos, ajuts o possibles alternatives.
- Un servei limitat a presentar models, sense acompanyament en la presa de decisions.
- Temps de resposta excessius o un sistema d’atenció que ja no encaixa amb les necessitats de l’empresa o de l’autònom.
L’objectiu del canvi no hauria de ser únicament substituir un proveïdor, sinó millorar la qualitat de la informació, l’anticipació i l’acompanyament en la gestió.
Quin és el millor moment per canviar d’assessoria?
L’assessoria es pot canviar en qualsevol moment, però la transició és més senzilla si s’evita fer-la enmig d’un tancament, una campanya fiscal o un venciment important.
- Abans de fixar la data, revisa quins impostos, nòmines, assegurances socials, tancaments comptables o comptes anuals estan pendents.
- Si ets autònom, pot resultar còmode coordinar el canvi al final d’un període o d’un exercici, sempre que no quedin obligacions per presentar.
- Si ets una pime, convé revisar especialment el tancament comptable, la formulació i el dipòsit dels comptes anuals i qualsevol auditoria o tràmit societari en curs.
- Comprova les condicions de baixa del contracte amb l’assessoria actual i, si n’hi ha, el termini de preavís.
- Assegura uns quants dies de solapament o coordinació entre totes dues assessories quan el volum o la complexitat del negoci ho aconsellin.
Més que triar un mes concret, l’important és escollir una data amb poca càrrega administrativa i preparar un calendari de traspàs.
Quina documentació necessites per canviar d’assessoria
La documentació exacta dependrà de si ets autònom o societat, dels impostos que presentis, de si tens treballadors i de l’activitat del teu negoci. Com a base, convé preparar i lliurar a la nova assessoria la informació necessària per reconstruir la situació fiscal, comptable, laboral i societària.
Documentació fiscal
- Declaració censal vigent i modificacions presentades: model 036.
- Declaracions d’IVA presentades i, quan correspongui, resums o declaracions informatives relacionades.
- Pagaments fraccionats i declaracions d’IRPF que siguin aplicables.
- Models de retencions i ingressos a compte, inclosos els relacionats amb treballadors, professionals o lloguers, quan escaigui.
- Declaracions informatives presentades, com el model 347 quan hi hagi obligació de presentar-lo.
- Impost sobre Societats i pagaments a compte, en el cas de societats.
- Requeriments, notificacions, ajornaments, recursos o procediments oberts amb l’Administració.
- Balanços, sumes i saldos, majors, diari i altra informació comptable necessària per continuar l’exercici.
- Factures emeses i rebudes, justificants bancaris i documentació de suport dels assentaments.
- Llibres comptables i llibres societaris que corresponguin.
- Comptes anuals dipositats i justificants de presentació, quan escaigui.
- Escriptures, estatuts, poders, contractes rellevants i documentació societària actualitzada.
Documentació laboral
- Contractes de treball, nòmines i dades de la plantilla.
- Informació de cotització i documentació de la Seguretat Social.
- Vacances, baixes, incidències, embargaments o altres situacions obertes.
- Conveni col·lectiu aplicat i condicions particulars rellevants.
Important: no tota la documentació té el mateix termini de conservació. En matèria tributària, el termini general de prescripció és de quatre anys, però la normativa mercantil exigeix conservar determinats llibres, documentació i justificants durant sis anys, i hi pot haver terminis especials més llargs.
Com organitzar el traspàs per evitar problemes
- Demana a l’assessoria sortint un inventari de documentació i d’obligacions pendents.
- Confirma quins models estan presentats i quins queden per presentar.
- Revisa si hi ha notificacions electròniques, requeriments o procediments en curs.
- Lliura a la nova assessoria certificats, accessos i autoritzacions per canals segurs; evita compartir contrasenyes personals quan hi hagi una via d’apoderament o autorització.
- Dona d’alta o vincula la nova assessoria als sistemes de representació o autorització necessaris per als tràmits que hagi de gestionar.
- Sol·licita a la nova assessoria una confirmació de recepció i una llista de possibles documents que faltin.
Canviar d’assessoria a Madrid: què cal tenir en compte
El procediment bàsic és el mateix que a la resta d’Espanya, ja que bona part de les obligacions fiscals i de Seguretat Social es tramiten electrònicament. Tot i així, per a empreses i autònoms de Madrid pot ser útil treballar amb una assessoria familiaritzada amb la normativa autonòmica, els incentius regionals i els tràmits locals que afectin la seva activitat.
També pot ser rellevant valorar la disponibilitat d’atenció presencial, l’especialització sectorial i la capacitat de coordinar fiscalitat, comptabilitat, laboral i mercantil en un únic equip, com els experts d’Afianza.
Preguntes freqüents sobre canviar d’assessoria
Què passa si la meva antiga assessoria s’endarrereix o no lliura la documentació a temps?
El més recomanable és sol·licitar per escrit el lliurament de la documentació i deixar constància de quina informació falta. Si el retard posa en risc una obligació propera, la nova assessoria hauria d’identificar com més aviat millor les alternatives disponibles i prioritzar els documents imprescindibles. Si el conflicte persisteix, pot caldre valorar les vies contractuals o professionals que corresponguin al cas.
Canviar d’assessoria té algun cost?
El canvi no implica per si mateix una taxa administrativa general. Tanmateix, hi pot haver costos derivats del contracte amb l’assessoria sortint, de treballs extraordinaris de tancament o reconstrucció, o de les condicions d’alta de la nova assessoria. Convé revisar totes dues propostes per escrit.
Necessito autoritzar la nova assessoria davant d’Hisenda i la Seguretat Social?
Perquè la nova assessoria pugui fer determinats tràmits en nom teu, haurà de disposar de la representació, l’apoderament, l’adhesió o l’autorització que correspongui a cada organisme i procediment. La forma concreta no és idèntica en tots els casos, per la qual cosa s’ha de configurar durant el traspàs.
Quant triga un canvi d’assessoria?
Depèn del volum de documentació i de si hi ha obligacions, nòmines, requeriments o tancaments en curs. En negocis senzills es pot resoldre amb rapidesa; en empreses amb més complexitat convé planificar una transició i un control de pendents.
