Obtenir una subvenció pública no s’acaba amb la resolució favorable. Entre la concessió i el cobrament efectiu dels diners hi ha terminis, requisits documentals i obligacions que, si no es controlen amb rigor, poden deixar l’empresa sense l’ajut que ja donava per aconseguit.
En aquest article repassem què implica realment la gestió de subvencions públiques, com s’organitza el procés de principi a fi i quins errors són responsables de la majoria de pèrdues d’ajuts.
En què consisteix la gestió de subvencions públiques?
La gestió de subvencions públiques és la feina contínua que una empresa o organització fa per localitzar convocatòries, preparar la sol·licitud, complir les condicions imposades per l’Administració i justificar la destinació dels diners rebuts. Al contrari del que se sol pensar, no s’acaba quan es notifica la concessió: el gruix de la feina —i del risc— arriba després, durant l’execució i la justificació.
Portar una gestió ordenada de les subvencions públiques aporta diversos avantatges a l’empresa:
- Permet anticipar-se a les convocatòries rellevants en lloc de reaccionar sobre la marxa quan el termini de presentació ja està avançat.
- Redueix el risc que l’Administració exigeixi la devolució d’imports ja cobrats per incompliments formals.
- Facilita demostrar davant de qualsevol inspecció posterior que la despesa es va executar d’acord amb el que s’havia aprovat.
- Allibera temps intern, perquè evita la gestió reactiva d’esmenes i requeriments d’última hora.
Etapes del procés de gestió de subvencions públiques
L’itinerari d’una subvenció pública travessa diverses fases diferenciades, cadascuna amb la seva pròpia documentació i els seus propis terminis.
Localització de convocatòries adequades
Abans de sol·licitar res cal comprovar que la línia d’ajut encaixa realment amb el perfil de l’empresa: sector d’activitat, mida, comunitat autònoma i naturalesa del projecte (contractació, innovació, transició energètica, internacionalització, entre d’altres). Convé llegir les bases reguladores senceres, i no només l’extracte publicat, perquè és allà on figuren les exclusions, les despeses no subvencionables i el termini d’execució exigit.
Elaboració de l’expedient de sol·licitud
Un cop confirmada la convocatòria, toca reunir la documentació que l’Administració sol exigir:
- Una memòria tècnica que descrigui el projecte o l’activitat per a la qual se sol·licita la subvenció.
- Un pressupost desglossat que reflecteixi les despeses previstes i com encaixen amb les partides subvencionables.
- Certificats d’estar al corrent de les obligacions tributàries i amb la Seguretat Social.
- Una declaració responsable sobre altres ajuts sol·licitats o rebuts per al mateix projecte, exigida per descartar el doble finançament.
Presentació i tramitació de l’expedient
La sol·licitud es presenta dins del termini fixat, normalment per seu electrònica. A partir d’aquí s’obre una fase de tramitació en què l’òrgan gestor pot demanar esmenes o documentació addicional; no respondre dins del termini indicat pot suposar l’arxivament directe de l’expedient.
Notificació de la resolució
Quan es concedeix la subvenció, és imprescindible revisar la resolució amb detall, ja que s’hi fixen l’import definitiu, el termini d’execució del projecte i les condicions concretes que l’empresa haurà de complir. En força convocatòries, a més, cal acceptar formalment l’ajut dins d’un termini determinat perquè no decaigui.
Execució i justificació de la despesa
Durant l’execució convé conservar de manera ordenada les factures, els contractes i els justificants de pagament vinculats a la despesa subvencionada. La justificació davant l’Administració s’ha de presentar en el format que exigeix la convocatòria —compte justificatiu, informe d’auditor o memòria econòmica, segons el cas— i dins del termini fixat.
Comprovació posterior per part de l’Administració
Un cop justificada la subvenció, l’organisme concedent pot fer comprovacions o auditories per verificar que els diners es van destinar al que s’havia aprovat. Convé conservar tota la documentació durant el termini de prescripció legal, ja que es pot sol·licitar en una revisió anys després del cobrament.
Errors habituals en la gestió de subvencions públiques
La majoria de subvencions no es perden per incomplir els requisits de fons, sinó per errors en la gestió que s’haurien pogut evitar:
- Basar-se només en l’extracte de la convocatòria sense revisar les bases reguladores completes, que sovint amaguen exclusions o terminis d’execució que canvien del tot la viabilitat del projecte.
- Presentar la sol·licitud fora de termini o amb documentació incompleta, ja que moltes convocatòries no permeten esmenar determinats documents i això pot provocar l’exclusió directa de l’expedient.
- No verificar els límits d’acumulació amb altres ajuts, cosa que pot obligar a retornar imports ja cobrats si es detecta doble finançament per a la mateixa despesa.
- Executar la despesa fora del període subvencionable fixat a la convocatòria, ja que qualsevol factura o pagament fet abans o després d’aquest marge queda automàticament exclòs de la justificació.
- Presentar una justificació econòmica mal desglossada o amb pagaments no acreditats, una de les causes més freqüents de reintegrament total o parcial de l’ajut.
- Deixar passar el termini per respondre a un requeriment d’esmena, cosa que pot fer perdre una subvenció que ja estava formalment concedida.
- Passar per alt les obligacions posteriors al cobrament, com mantenir la inversió, l’ocupació o l’activitat durant un període mínim, l’incompliment de les quals obliga a retornar l’import amb interessos.
Una gestió de subvencions públiques ben planificada exigeix coneixement normatiu, organització documental i un seguiment constant de cada termini, des de la convocatòria fins a anys després del cobrament. A Afianza acompanyem les empreses en tot aquest procés per reduir riscos i augmentar les probabilitats d’èxit. Vols que revisem si la teva empresa pot optar a alguna convocatòria?
Preguntes freqüents sobre la gestió de subvencions públiques
És obligatori contractar un gestor extern per tramitar una subvenció pública?
No, la normativa no exigeix la intervenció d’un tercer i qualsevol empresa pot presentar i justificar la seva pròpia sol·licitud. Tanmateix, moltes organitzacions opten per recolzar-se en assessors especialitzats en subvencions perquè el volum de documentació i l’exigència de cada convocatòria fan que un error de forma resulti més costós que el mateix servei de gestió.
Què passa si l’empresa renuncia a una subvenció després d’haver-la acceptada?
La renúncia és possible en qualsevol moment anterior a la finalització del termini d’execució, però s’ha de comunicar formalment a l’òrgan concedent i pot implicar la devolució de les bestretes ja percebudes juntament amb els interessos de demora corresponents. A més, algunes convocatòries preveuen penalitzacions que limiten la participació de l’empresa en futures edicions de la mateixa línia d’ajut.
Les subvencions públiques tributen en l’Impost sobre Societats?
Sí, amb caràcter general les subvencions rebudes es consideren ingrés i s’han d’integrar en la base imposable de l’Impost sobre Societats de l’exercici en què es concedeixen o s’imputen comptablement, llevat que hi hagi una exempció específica prevista en la normativa aplicable. Per això convé planificar amb antelació l’impacte fiscal de l’ajut, ja que pot reduir notablement el benefici net que finalment queda per a l’empresa.
